Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales – Orientador.co

CAPÍTULO I. Definición de Roles Legales (Responsable vs. Encargado)

Para todos los efectos legales y operativos de esta plataforma, se definen los siguientes roles inmodificables:

1. El Responsable del Tratamiento: Es la Institución Educativa o el Profesional Orientador que adquiere la suscripción. Es quien decide sobre la recolección, uso y finalidad de los datos. Es el único responsable legal de obtener la autorización previa, expresa e informada de los padres o tutores legales de los menores de edad.
2. El Encargado del Tratamiento: Es Orientador.co. Actuamos exclusivamente como proveedores de infraestructura tecnológica (Software as a Service). Procesamos la información por cuenta, instrucción y riesgo del Responsable. Orientador.co NO es dueño de los datos personales ingresados en la plataforma.
3. El Titular: Es el estudiante menor de edad, representado legalmente por sus padres o tutores, y el núcleo familiar cuyos datos son procesados.

CAPÍTULO II. Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores de Edad

Orientador.co provee herramientas para el procesamiento de datos biométricos (audios de voz) y datos relacionados con la salud, psicología y comportamiento, los cuales la ley clasifica como Datos Sensibles.

El tratamiento de datos de Niños, Niñas y Adolescentes (NNA) está prohibido en Colombia de forma general, salvo cuando responda y respete el Interés Superior del Menor y asegure el respeto de sus derechos fundamentales (Art. 7, Ley 1581 de 2012).

Por tanto:

1. El Responsable (Orientador/Colegio) declara y garantiza que el uso de la Plataforma para procesar estos datos se hace con el fin exclusivo de proteger el bienestar psicológico, académico y social del menor.
2. Orientador.co prohíbe el uso de la plataforma para perfilar, discriminar, comercializar individualmente o vulnerar los derechos de los menores. Cualquier uso indebido detectado resultará en la terminación inmediata del servicio y el reporte a las autoridades competentes.

CAPÍTULO III. Finalidad del Tratamiento de los Datos

Orientador.co recolecta y procesa la información en sus servidores únicamente para los siguientes fines:

1. Fines Operativos: Transcribir audios, estructurar textos y generar borradores de documentos técnicos (PIAR, remisiones, actas) solicitados por el Orientador.
2. Fines Estadísticos (Big Data y Políticas Públicas): Extraer metadatos y aplicar procesos técnicos de anonimización irreversible. Una vez el dato pierde su conexión con la identidad del Titular (no es posible saber a qué niño pertenece), Orientador.co podrá agregar, utilizar, compartir y comercializar estos bloques estadísticos con entidades gubernamentales, ONGs o terceros para el análisis de salud pública escolar, sin que esto constituya una vulneración al Habeas Data.

CAPÍTULO IV. Exoneración de Responsabilidad Tecnológica por Fuerza Mayor y Terceros (Cláusula de Salvaguarda)

Orientador.co implementa medidas de seguridad de estándar internacional (encriptación AES-256 para archivos, TLS/SSL en tránsito, arquitectura sin servidor, bases de datos segregadas y políticas de "Zero Data Retention" con proveedores de Inteligencia Artificial).

Asumimos una obligación de medio (diligencia técnica) y no de resultado (infalibilidad absoluta). Por consiguiente:

1. Hecho de un Tercero: Orientador.co se exonera de toda responsabilidad civil, penal, administrativa o patrimonial por la fuga, pérdida, alteración o acceso no autorizado a los datos personales derivados de ciberataques sofisticados, vulnerabilidades de día cero (zero-day), o brechas de seguridad masivas que afecten a nuestros proveedores de infraestructura global (incluyendo, pero no limitado a, Cloudflare, Google Cloud, Amazon Web Services, OpenAI, Anthropic o proveedores de bases de datos).
2. Responsabilidad del Usuario: Orientador.co no asume ninguna responsabilidad por filtraciones de datos originadas por negligencia del Responsable (ej. contraseñas débiles, uso de redes Wi-Fi públicas sin protección, dispositivos infectados con malware, o compartir credenciales), ni por la suplantación de identidad de padres durante la recolección del consentimiento verbal.

CAPÍTULO V. Derechos de los Titulares (ARCO)

Los padres o tutores legales de los menores (Titulares) tienen derecho a:

• Conocer, Actualizar y Rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión (Hard Delete) del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios legales.

CAPÍTULO VI. Procedimiento para Atención de Consultas y Reclamos (Derecho al Olvido)

Dado que Orientador.co es el "Encargado", el canal legal de reclamación funciona de la siguiente manera:

1. Reclamación de Primera Línea: El padre o tutor legal debe dirigir cualquier solicitud de modificación o eliminación de datos directamente a la Institución Educativa o al Orientador (El Responsable).
2. Ejecución Técnica (Derecho al Olvido): El Orientador dispondrá en su panel de control de un botón de Eliminación Definitiva (Hard Delete). Al accionarlo, Orientador.co destruirá de manera irreversible los audios encriptados, documentos y registros transaccionales en bases de datos vinculados a ese estudiante en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, emitiendo un comprobante de destrucción criptográfica al Responsable.
3. Si el Orientador no responde al padre de familia, el Titular podrá contactar a Orientador.co en el correo [email protected]. Orientador.co notificará al Orientador y procederá al bloqueo de los datos reclamados hasta que la disputa legal entre el padre y el colegio se resuelva.

CAPÍTULO VII. Transmisión Internacional de Datos

Para el funcionamiento de la Inteligencia Artificial y el alojamiento en la nube, Orientador.co realiza Transmisión Internacional de Datos a servidores ubicados en Estados Unidos o la Unión Europea.

Al utilizar el servicio, el Responsable autoriza esta transmisión, amparado en que Orientador.co solo utiliza proveedores que cumplen con estándares equiparables o superiores a los exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia (ej. cumplimiento de GDPR europeo o certificaciones SOC2). Se reitera que las APIs de IA procesan la información de manera efímera y no la almacenan para entrenar modelos públicos.

CAPÍTULO VIII. Modificaciones a la Política

Orientador.co se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial que afecte la finalidad del tratamiento será notificado a los Usuarios Registrados a través del correo electrónico asociado a su cuenta con una antelación mínima de quince (15) días a su entrada en vigor.